В 2020 году трудовые книжки станут электронными

С 2020 года в России вводятся в обращение электронные трудовые книжки.

Совсем скоро область применения ЭЦП юрлиц еще больше расширится, а количество документов, с которыми можно работать в электронном виде – увеличится: пришел черед переходить в цифровой формат одному из самых важных документов в жизни каждого россиянина – трудовой книжке!

Переход в «цифру» будет пока не стопроцентным, во всяком случае не для всех: только те, кто впервые устроятся официально на работу с 2021 года будут оформлены исключительно в «цифре». Для всех остальных пока есть возможность сохранять при желании и бумажную «трудовую».

Как получить электронную трудовую книжку?

Электронные трудовые книжки начнут формировать с 2020 года. Переход к электронному формату будет осуществляться добровольно, с согласия сотрудника.

При желании можно подать работодателю заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель будет вести традиционную бумажную трудовую книжку параллельно с электронной. Если вы не подадите такое заявление своему работодателю до конца 2020 года, работодатель выдаст вам ее на руки и продолжит формировать сведения о вашей трудовой деятельности только в цифровом формате.

Какова процедура трудоустройства и увольнения с электронной книжкой?

Информация предоставляется новому работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

А при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Какие сведения будут в трудовой книжке нового формата?

Практически те же самые, что и в бумажной. Электронная трудовая книжка станет «зеркалом» бумажной. В нее войдут традиционные записи о периодах и месте работы, сведения о должности и квалификации, информация о переводах на другую работу, основания прекращения трудового договора.

Как пользоваться электронной трудовой книжкой?

Благодаря электронной трудовой книжке сотрудники смогут иметь постоянный доступ к информации о своей трудовой деятельности. Просматривать сведения электронной «трудовой» вы сможете на портале «Госуслуги», в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда, либо через соответствующие мобильные приложения.

По вашему желанию вы сможете получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки у вашего нынешнего или бывшего работодателя (по последнему месту работы), в управлении ПФР или в МФЦ. При этом расположение места жительства или места работы роли не играет – услуга будет предоставляться экстерриториально.

Что хорошего произойдет после введения электронных трудовых книжек?

Предполагается, что электронный формат документа минимизирует ошибки при оформлении данных о трудоустройстве, обеспечит дополнительные возможности для трудоустройства дистанционно, снизит издержки работодателей на бумажный документооборот, позволит оформлять пенсии по данным лицевого счета, без дополнительного документального подтверждения. Помимо этого, электронный формат документа открывает новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.

Что нужно знать об электронной трудовой книжке работодателям?

С 1 января 2020 года работодатели обязаны ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности сотрудников. На основе этой информации будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. Передавать сведения работодатели будут по уже имеющейся схеме взаимодействия компаний с территориальными органами ПФР.

Также работодатели обязаны в письменной форме проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

В случае необходимости потребуется внести изменения в локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность организации, а также в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Что говорит об электронных трудовых книжках законодательство?

Для перевода трудовых книжек в электронный формат подготовлены поправки к действующему законодательству.

Подготовлены проект Федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)», проект Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и проект Федерального закона «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений».

В настоящее время проекты изменений находятся на рассмотрении Федерального собрания.

Согласно поправкам, внесенным в трудовое законодательство,

информация о трудовой деятельности в электронном виде становится основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;

с 1 января 2020 года работодатели становятся обязаны представлять в информационную систему Пенсионного фонда России сведения о трудовой деятельности работников;

устанавливается административная ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений.

Вы можете ознакомиться с проектами документов, по форме которых необходимо будет предоставлять сведения о трудовой деятельности работника, и порядком их заполнения:

Форма СЗИ-ТД для предоставления сведении о трудовой деятельности работника

Форма СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников

Порядок заполнения формы СЗИ-ТД

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД

Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников»

Направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников работодатель в ПФР аналогично другой отчетности в ПФР.

Быстро и без проблем сдавать отчетность в ПФР вы можете используя программу электронной отчетности «Почтовый Агент». «Почтовый Агент» имеет сертификат соответствия требованиям нормативных документов, позволяет организовать электронный документооборот с госорганами и подавать необходимые документы в электронном виде. При этом информация направляется в зашифрованном и защищенном виде, а потому не доступна третьим лицам.

Для отправки электронной отчетности в Пенсионный фонд нужно всего лишь оформить заказ на подключение к данному сервису, и после оплаты услуги по отправке отчетности в электронном виде ее сразу же можно использовать.

фото: pfr.ru