Кадры – в цифру: эксперимент продлён
Эксперимент по ведению кадровых документов в электронном виде продлили до 1 ноября 2021 года. Речь идёт об эксперименте по добровольному переводу предприятиями и организациями кадрового документооборота в электронный вид. При этом можно переводить в электронный вид не все кадровые документы и взаимодействия, а только определённую часть – по решению предприятия. Также можно переводить в электронный вид кадровые взаимодействия не со всеми сотрудниками сразу, а по выбору и по согласованию с сотрудниками – каждый сотрудник также должен выразить своё согласие на участие в эксперименте.
Продление эксперимента по ведению работодателями кадровых документов электронной форме без бумажного носителя регламентирует Федеральный закон от 24.03.2021 № 53-ФЗ.
Что такое эксперимент по кадровому ЭДО
Перевод кадрового документооборота в электронную форму должен существенно ускорить обмен и информацией между всеми участниками процесса, тем самым повысив качество управления, сделать более простым взаимодействие кадровой службы, контролирующих органов и работников предприятия, и, конечно же намного сократить расходы на бумагу и печать документов.
Масштабный эксперимент по переходу на кадровых ЭДО начался весной 2020 года. Переход на удалённую работу из-за пандемии привёл к тому, что оформление кадровых документов по привычным правилам стало невозможным для огромного количества людей.
В апреле 2020 Президентом РФ был подписан Федеральный закон № 122-ФЗ, регламентирующий порядок и сроки проведения эксперимента по кадровому ЭДО. Еще один документ, определяющий «правила игры» в кадровом ЭДО – Приказ Минтруда России от 14.05.2020 № 240Н. Окончить эксперимент планировалось 31 марта 2021 года.
Какие документы можно перевести в электронный вид
В рамках эксперимента по кадровому ЭДО можно переводить в электронный вид практически любые кадровые документы, который вы сочтёте нужным: трудовые договоры, документы, связанные с оформлением командировок и отпусков, учетом рабочего времени, охраной труда и т. п.
Еще раз напомним: виды документов и структурные подразделения, которые будут участвовать в эксперименте, работодатели выбирают самостоятельно. Можно использовать кадровый ЭДО не для всех подразделений, не для всех видов документов и не для всех сотрудников.
Есть ровно один кадровый документ, который не участвует в эксперименте – это трудовая книжка. По переводу электронных книжек существует отдельное законодательство и отдельные четко определённые процедуры, которые должны выполнять все работодатели.
Как поясняет Минтруд, необходимость продлить эксперимент по кадровому ЭДО до 15 ноября 2021 года вызвана тем, что на текущий момент еще не приняты поправки в ТК РФ, которые предусматривают возможность осуществления электронного кадрового документооборота для всех работодателей.
Таким образом, у организаций появилось дополнительное время для того, чтобы в удобном для себя ритме войти в эксперимент по кадровому ЭДО. Чтобы безболезненно для себя найти удобные способы работы, обзавестись необходимым ПО и без спешки и риска каких-либо санкций со стороны контролирующих организаций отработать все необходимые процессы.
Ну, а мы всегда будем рады поддержать вас в процессе внедрения электронного документооборота и удалённых взаимодействий на предприятии, предложим электронную подпись и полезное программное обеспечение.