А ты начал готовить график отпусков 2020?

График отпусков на очередной год – радостная примета предпраздничных дней, наравне с первым снегом, украшенными витринами и многочисленными распродажами. Ведь готовить его нужно начинать уже в ноябре, чтобы успеть подготовить документ в срок. В коллективе царит оживление, сотрудники делятся планами на отпуск и впадают в мечтательное расположение духа. И только несгибаемые трудоголики, а также кадровики и бухгалтеры продолжают трудиться не покладая рук, так как график отпусков сам себя не сделает.

График отпусков на 2020 год нужно составить и утвердить не позднее, чем за 2 недели до конца текущего года, то есть до 17 декабря 2019 года. Поэтому, составлять его нужно уже сейчас.

Регулируется процесс составления графика отпусков, его форма и содержание Трудовым Кодексом РФ (ст. 123). Помимо этого, при составлении графика отпусков можно пользоваться постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», а точнее, той его частью, которая описывает порядок заполнения графика по унифицированной форме.

Зачем нужен график отпусков?

График отпусков, это документ, который формируется в компании и определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков. Данный документ служит обеспечением права работников на ежегодный отдых.

Благодаря своевременно составленному графику отпусков работодатель в состоянии заранее оформлять отпуска и выплачивать отпускные, обеспечивать замену уходящим в отпуск работникам, контролировать процесс предоставления отпусков работникам и не допускать, чтобы неиспользованные дни отдыха накапливались.

После того, как график отпусков был утвержден, а у работника возникла ситуация, при которой его не устраивает утвержденное время отпуска, работник может попросить об изменении отпускных дат.

В этом случае работник пишет заявление о предоставлении отпуска в другие даты. Если у работодателя нет возражений против переноса отпуска, то в график вносятся соответствующие изменения.

Всегда ли нужно составлять график отпусков?

Да, всегда. За отсутствие графика отпусков работодатель привлекается к административной ответственности к административной ответственности по п. 1 и п.2 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа. Размер штрафа колеблется от 1000 руб. до 70000 руб. в зависимости от формы собственности и частоты нарушений.

Наличие графика отпусков и его корректное оформление контролирует трудовая инспекция.

Чем руководствоваться при составлении графика отпусков?

Самый простой вариант составления графика отпусков – предварительный сбор пожеланий всех сотрудников о планируемом времени отпуска в письменной форме (чтобы исключить моменты недопонимания впоследствии). На основе этих пожеланий делается график, с учетом гармоничного совмещения нужд работников и интересов предприятия. Работодатель не обязан на 100% выполнять все пожелания работников (за исключением категорий сотрудников, имеют право на выбор удобного времени отпуска). Очередность отпусков выстраивается так, чтобы не возникало помех деятельности предприятия.

Еще одна сторона, с которой необходимо согласовывать график отпусков – это, согласно п. 1 ст. 123 ТК РФ – профсоюзная организация, если она есть на предприятии.

Из чего состоит график отпусков?

В график отпусков вносят данные о ежегодных оплачиваемых отпусках, о дополнительных отпусках, информацию о переносе отпусков.

Отпуска без сохранения заработной платы в графике отпусков не указываются.

Если часть отпуска заменяют денежной компенсацией, эта информация также должна быть отражена в графике, с указанием количества заменяемых дней и реквизитов приказа о замене отпуска компенсацией.

Как оформлять график отпусков?

Существует типовая форма графика отпусков Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Ее удобно применять для составления этого графика.

Но вы можете разработать собственную форму графика отпусков и пользоваться ею. Главное, чтобы в этом документе присутствовали дата составления и утверждающая подпись руководителя.

Типовая форма графика отпусков выглядит так:

Как можно видеть, названия столбцов таблицы документа дают вполне однозначное понимание того, что должно быть в них указано.

Столбец 1: укажите название структурного подразделения сотрудника (согласно штатному расписанию);

Столбец 2: укажите должность (специальность, профессию согласно штатному расписанию) сотрудника;

Столбец 3: укажите ФИО сотрудника;

Столбец 4: укажите табельный номер сотрудника, в том случае, если в вашей организации сотрудникам присваиваются табельные номера);

Столбец 5: укажите количество календарных дней отпуска;

Столбец 6: укажите запланированную дату отпуска.

К моменту утверждения графика отпусков должны быть заполнены столбцы с 1 по 6 формы Т-7 по каждому из сотрудников.

В столбце 7 позднее указывают даты фактического ухода сотрудника в отпуск.

Остальные столбцы формы Т-7 используются впоследствии для внесения возможных корректировок графика и дополнительной информации.

Если часть отпуска сотрудника заменяется денежной компенсацией, сделайте в столбце 10 («Примечание») графика отпусков запись о том, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией и укажите реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией.

Столбцы 8 и 9 используются для отражения информации о переносе отпусков. Если потребовалось перенести отпуск, либо сотрудник был отозван из отпуска (ст. 124, ч. 2 ст. 125 ТК РФ, постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) укажите в столбце 8 документ, на основании которого производится перенос отпуска, а в столбце 9 укажите дату начала использования отпуска (или его части).

Столбец 10 также можно использовать для указания дополнительных сведений (например, здесь можно указать причину переноса отпуска, отзыва из отпуска и т. п.).

Когда должен быть готов график отпусков?

Напоминаем, готовый график отпусков работодатель обязан утвердить не позднее чем за 2 недели до наступления следующего календарного года. То есть не позднее 17 декабря.

В том случае, если 17 декабря – выходной день, то последний день утверждения графика отпусков сдвигается на следующий ближайший рабочий день. (Письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399). 

Как вы можете видеть, подготовку графика отпусков следует начинать заранее, чтобы к 17 декабря все было готово.

Отдельный приказ об утверждении графика не является обязательным и составляется только в том случае, если система документооборота конкретного предприятия этого требует. В этом случае дата такого приказа должна соответствовать срокам, установленным для утверждения графика отпусков.

Утвержденный график отпусков позднее допустимо корректировать и дополнять. Так как, разумеется, регулярно возникают ситуации, когда требуется перенести отпуск сотрудника, когда нанимаются новые работники или, в связи с какими-либо обстоятельствами, сотрудник отзывается из отпуска.

При этом в случае найма новых сотрудников после начала года вы можете как оформлять приложение к действующему графику отпусков, так и не корректировать имеющийся график, а отправлять новых сотрудников в отпуск по заявлению путем издания соответствующего приказа.

Оповещать ли персонал?

Согласно ст. 123 ТК РФ требуется извещать работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала.

При этом заявление на отпуск, указанный в графике, работнику писать не нужно.

Сколько хранится график отпусков?

График отпусков необходимо хранить в компании 1 год после истечения срока его действия. Этот срок регламентируется в п. 1.4 ст. 693 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Далее графики отпусков уничтожаются в соответствии с актами об уничтожении аналогичных документов.

При работе с кадровым документооборотом не забудьте также, что с 2020 года в России вводятся в обращение электронные трудовые книжки.