Новое об электронных трудовых книжках: что изменилось
Госдума приняла во 2 чтении часть пакета законопроектов об «Электронных трудовых книжках». Однако, часть документов этого пакета не рассматривалась еще даже в первом чтении. То есть впереди нас могут ждать еще сюрпризы и изменения. А пока рассмотрим, что какие перемены произошли на текущий момент, по сравнению с предыдущей редакцией, которую мы рассматривали ранее в нашей статье.
1. Меняется схема введения электронных трудовых книжек.
Свежие поправки к Трудовому кодексу гласят, что теперь каждый работник должен будет подать заявление о том, какой вариант трудовой книжки он выбирает: только электронный (в этом случае бумажная трудовая книжка выдается на руки сотруднику и больше никогда никем не ведется) или хочет, чтобы бумажный вариант тоже сохранялся. Срок подачи такого заявления: до конца 2020 года.
До 1 июля 2020 года каждый работодатель обязан уведомить всех своих сотрудников о необходимости написания такого заявления.
Решение, которое принимает работник и оформляет упомянутым выше заявлением, фиксируется в базе ПФ. Все последующие работодатели будут его учитывать.
В том случае, если человек в указанное время по какой-либо причине не работает, он сможет подать такое заявление при выходе или найме на работу в любое время, даже если это произойдет позже 2020 года.
Если позднее работник захочет отказаться от бумажной версии электронной книжки, то после 2020 года это можно будет сделать в любое время.
Ситуация, когда заявление сотрудником по какой-либо причине не написано, несмотря на то, что он был уведомлен о необходимости сделать это, в новых поправках никак не оговаривается.
2. Добавилось правило о том, что в том случае, когда работник обнаруживает неправильную или неполную информацию о своей трудовой деятельности в электронных данных для ПФ, он создает письменное заявление работодателю о сложившейся ситуации, а работодатель обязан по этому заявлению исправить ошибочные данные и внести необходимые дополнения.
3. Исправлен и расширен состав сведений о трудовой деятельности, которые необходимо предоставлять в ПФ.
В состав сведений о трудовой деятельности работника добавилась необходимость включать в сведения конкретный вид поручаемой работы (а не только должность/специальность), сведения о переводах на другую работу, если речь идет о другой постоянной работе, причины увольнения.
Также в сведениях о трудовой деятельности необходимо будет указывать, какой вариант трудовой книжки выбрал работник (бумажный или электронный).
4. График подачи сведений в ПФР.
Хорошая новость: отменена необходимость подавать сведения в ПФР ежемесячно.
Сведения о трудовой деятельности сотрудника, в том числе информацию о том, какой вариант трудовой книжки выбран, надо будет подавать только в 3 случаях: прием на работу, перевод на другую постоянную работу или увольнение, подача заявления о выборе типа трудовой книжки.
Для 2020 года установлено подавать такую информацию до 15 числа месяца, перед которым возникали такие ситуации.
Соответственно, сдавать отчет надо будет только по тем сотрудникам, с которыми происходили упомянутые изменения статуса.
Что делать в первый раз?
Когда вы впервые будете подавать отчет по конкретному работнику, также надо будет указать сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
Если с начала 2020 года с работником не происходило ни найма, ни перевода или увольнения, ни оформления выбора трудовой книжки, то сведения по состоянию на 1 января 2020 года необходимо будет подать в срок до 15 февраля 2021 года.
Далее, начиная с 2021 года правила немного меняются.
До 15 числа надо будет отчитываться:
- После перевода на другую работу;
- После подачи заявления о выборе трудовой книжки;
О найме или увольнении сотрудника необходимо будет отчитываться с подачей всех сведений о его трудовой деятельности на следующий день после издания приказа или другого соответствующего документа об.
5. Наказания за нарушение в процедуре ведения электронных трудовых книжек
Если ПФР выявит нарушения в предоставлении электронных сведений о сотрудниках, об этом будет сообщаться в трудовую инспекцию. Предусмотрена административная ответственность и страхователей, и должностных лиц. Пока речь идет о предупреждении или штрафе для должностных лиц и ИП в размере 1-5 тысяч рублей; для юр. лиц – 30-50 тысяч рублей. Но так как по этому вопросу часть законопроектов пока еще не была рассмотрена, ситуация может измениться. Следите за нашими публикациями.
Напомним также, что направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР быстро и без проблем можно при помощи программы электронной отчетности «Почтовый Агент».
Программа электронной отчетности «Почтовый Агент» имеет сертификат соответствия требованиям нормативных документов, позволяет организовать электронный документооборот с госорганами и подавать необходимые документы в электронном виде. При этом информация направляется в зашифрованном и защищенном виде, а потому не доступна третьим лицам.
Оформите заказ на подключение к сервису отправки отчетности в электронном виде в Пенсионный фонд у нас на сайте. После оплаты услуги ее сразу же можно использовать.
